در اين مقاله با امكاناتي كه صندوق پست الكترونيكي ما در اختيارمان قرار مي دهد آشنا مي شويم.لازم به ذكر است كه هدف ما از ارائه ي اين مباحث كمك به كاربراني است كه قصد دارند در حد رفع نياز روزمره شان با رايانه كار كنند.

اين مباحث براي كساني كه موارد پيچيده تري در مورد ايميل ها را بخواهند، مي تواند گسترده تر مطرح شده و كليدهاي ديگري نيز مورد بررسي قرار بگيرند. اما اين مقاله مجال مطرح كردن مباحث پيشرفته تر را فراهم نمي كند.بنابراين تنها به نكات كاربردي تر كه براي هر كاربري مفيد است بسنده مي كنيم.بهتر است هنگام يادگيري مباحث رايانه اي، همگام با خواندن مطالب، قدم به قدم تمامي مراحل را به طور عملي با رايانه جلو برويد تا هم سرعت و هم دقت يادگيري بالاتر رود.در اين مقاله قصد داريم با قالب ديگري از نمايش صفحه ي ايميل ياهو آشنا شويم.
در حالت كلاسيك، اگر در بالاي صفحه و در سمت راست آن نگاه كنيد، گزينه ي All - New Mail موجود است.با كليك كردن روي اين گزينه به قالب نمايش ياهو به شكل جديد آن خواهيم رفت.اين تغيير را اعمال كرده و ادامه ي نوشته ها را دنبال كنيد.
همانطور كه در سمت چپ شكل 1 مشاهده مي كنيد، گزينه ي Inbox قابل مشاهده است و عدد جلوي آن نمايانگر تعداد ايميل هاي خوانده نشده (Unread)موجود در صندوق ماست.(شكل 1)

با كليك كردن بر روي زبانه ي Inbox، صفحه اي باز مي شود كه حاوي نامه هاي رسيده به صندق ماست.در قسمتFrom نام فرستنده ي ايميل و در قسمت  Subject، موضوع پيغام كه فرستنده آن را تعيين مي كند نوشته مي شود (البته مي تواند خالي هم باشد كه در اين صورت هم مشكلي ايجاد نمي كند) و در قسمت  Date تاريخ ارسال آن ايميل نوشته مي شود.در ادامه ي مباحث با ساير گزينه ها هم به مرور آشنا خواهيم شد.(شكل 2)
ايميل هايي كه در صندوق ما موجودند، به طور پيش فرض بر اساس تاريخ و زمان ارسال مرتب شده هستند.اما با كليك روي نام سر ستونها مثل Subject، From و  Date مي توانيد بر اساس هر كدام از اين موارد، رايانامه ها يا ايميل هاي خود را مرتب كنيد.
همين طور كه به تعداد ايميل هاي درون باكس (صندق پست الكترونيك)شما افزوده مي شود، نياز به حذف تعدادي از آنها كه چندان مهم نيستند، بيشتر احساس مي شود.براي اين منظور ساده ترين راه ممكن اين است كه به روش زير عمل كنيد.همانطور كه در شكل 3 مشاهده مي كنيد در كنار نام فرستنده ي ايميل ها مربع كوچكي وجود دارد كه اگر روي آن كليك كنيد و علامت تيك در آن نمايان شود، مي توانيد روي گزينه ي Delete  كليك كرده و همزمان، ايميل يا ايميل هاي تيك دار را حذف كنيد.(شكل 3)

 

نكته:
توصيه ي ما اين است كه ايميل هايي كه حاوي يك فايل ضميمه است و فرستنده ي آن هم برايتان ناشناس است را اصلاً باز نكنيد و آنها را حذف نماييد.در محيط مورد بحث ما يا محيط ايميل هاي ياهو نيز مانند ويندوز امكان برگرداندن فايل هاي حذف شده ي شما وجود دارد.گزينه ي Trash واقع در سمت چپ صفحه ي صندق پستي شما (شكل 3) مانند Recyclebin در ويندوز عمل كرده و اگر روي آن كليك كنيد، قادر خواهيد بود كه ايميل يا ايميل هاي حذف شده ي خود را بازيابي كنيد.براي اين منظور روي مربع كنار هر ايميل كليك كرده و سپس گزينه ي Move واقع در بالاي ايميل ها را كليك كنيد و از ليستي كه نمايان مي شود گزينه ي Inbox را برگزينيد. با اين روش ايميلي كه به اشتباه حذف شده است به Inbox شما برخواهد گشت.همان طور كه در شكل 3 قابل مشاهده است، در كنار گزينه ي Trash كلمه يEmpty نوشته شده است و اگر روي آن كليك كنيد تمامي ايميل هاي موجود در قسمت Trash براي هميشه حذف مي شوند!
همانطور كه در شكل 3 پيداست، علاوه بر گزينه ي Inbox و Trash كه به توضيح آن ها پرداختيم، گزينه هاي ديگري مثلSpam، Draft و Sent هم موجود است كه بهتر ديدم قبل از توضيح آنها، موارد ديگري در مورد ايميل ها را بررسي كنيم و در خلال آنها به اين موارد هم پرداخته شود تا آموزش كاربرد اين گزينه ها آسانتر شود.

 

چگونه ايميل هايمان را دسته بندي و مرتب كنيم:

رفته رفته ايميل هايي كه نگه داشته ايد زياد شده و در نتيجه مديريت آنها هم مشكل مي شود.بنابراين بهتر است ايميل ها را با توجه به خصوصيات مشتركي كه در آنها وجود دارد دسته بندي كنيد و ايميل هاي مرتبط را دريك پوشه قرار دهيد.گزينه ي Folder (در پالت ذخيره سازي) را در شكل 4 مشاهده مي كنيد كه در كنار آن گزينه ي Add موجود است.روي Add كليك كنيد تا در زير Folder كادري نمايان شود و از شما بخواهد كه به پوشه ي خود يك نام معني دار بدهيد. نام پيش فرض Untitled (بدون عنوان)است. آنرا به دلخواه تغيير دهيد.

بعد از نامگذاري پوشه، ايميل هايي را كه مي خواهيد به اين پوشه بروند را علامت دار كنيد (در مربع كنار آنها تيك بزنيد) .سپس Move در بالاي صفحه را كليك كنيد و از ليست آن، نام پوشه اي را كه ساخته ايد برگزينيد. عمل Moveيا انتقال ايميل هاي انتخابي به پوشه ي مورد نظر انجام خواهد گرفت.(شكل 5)

 

چگونه يك ايميل ارسال كنيم:

مي خواهيم براي دوستمان يك پيام به شكل متن ارسال كنيم.تنها چيزي كه الآن به آن نيازمنديم، نشاني الكترونيكي دوستمان است.براي اين منظور گزينه ي new در طرف چپ صفحه را كليك مي كنيم و از ليستي كه نمايان مي شود،Email message را برمي گزينيم.(شكل 6)
شكل 7 ظاهر مي شود.در اين شكل، قسمتي را مي بينيد كه در آن مي توانيد متن دلخواهتان را بنويسيد.مانند شكل 7 روي علامت Text Alignment كليك كنيد و از منوي آن گزينه ي Flush Right را انتخاب كنيد.با انتخاب اين گزينه متن شما كه قرار است فارسي باشد، از راست به چپ نوشته مي شود.

همانطور كه در شكل 8 مي بينيد متن ما نوشته شده است و مي توانيم آن را ارسال كنيم.قابليتي در ارسال پيامها وجود دارد و آن استفاده از شكلكهايي است كه با آنها مي توانيم احساسمان را از جملات واضح تر بيان كنيم.به اين شكلك ها (تصاوير كوچك از حالات گوناگون چهره)Emoticon  گفته مي شود و براي دستيابي به آنها مي توانيد مطابق شكل 8 روي شكلك نشان داده شده كليك كنيد و Emoticon دلخواهتان را انتخاب نماييد. ابزارهاي ديگري هم براي تغيير در نماي متن شما وجود دارد كه از مهمترين آنها مي توان به علامت B، I و U اشاره كرد كه به ترتيب متن شما راBold يا ضخيم، Italic يا كج نويس و يا به صورت Underline يا زير خط دار تبديل مي كند.همينطور مي توانيد با ساير دكمه ها تمام يا قسمتي از متن خود را رنگي نماييد و فونت قلم و اندازه ي قلمتان را تغيير دهيد.(براي كاربراني كه از محيط هاي نگارشي استفاده مي كنند اين علائم آشنا است).
پس از نوشتن متن مي خواهيم آن را ارسال كنيم.آدرس گيرنده را مي توانيم در قسمت To بنويسيم. اگر بخواهيم يك ايميل را همزمان براي بيش از يك آدرس ارسال كنيم، مي توانيم نشاني آنها را در قسمت TO بنويسيم و آن نشاني ها را با يك كاما از يكديگر جدا كنيم.

مانند:....., نشاني ايميل دوم, نشاني ايميل اول:To
در كادر Cc يا (Carbon copy) «رونوشت كاربُني» مي توانيم نشاني الكترونيكي فرد يا افرادي را بنويسيم كه مي خواهيم يك رونوشت يا كپي از ايميل ارسالي ما به دست آنها هم برسد.
اجازه دهيد اين مورد را با مثالي مشخص تر كنم.فرض كنيد در مورد حقوق شما در محل كارتان، مشكلي به وجود آمده است.مشكل را در قالب يك نامه براي مدير قسمت مالي مي نويسيد.چون مي خواهيد مديرعامل را هم از جريان مطلع كنيد در انتهاي نامه چنين مي نويسيد:رونوشت جناب آقاي....به اين ترتيب مخاطب اصلي شما مدير قسمت مالي بوده است و رونوشت نامه ي خود را براي مديرعامل هم ارسال كرده ايد.اگر همين مثال را در حالت ارسال ايميل مطرح كنيم، مانند اين است كه در قسمت To نشاني مدير مالي نوشته شود و در قسمت Cc نشاني ايميل مديرعامل و يا ساير افرادي كه مي خواهيد اين ايميل به دست آنها هم برسد.

گزينه اي به نام  Blind carbon copy)Show Bcc) «رونوشت كاربُني مخفي» هم در سمت راست تصوير 9 قابل مشاهده است كه اگر روي آن كليك كنيد كادري باز خواهد شد و مي توانيد آدرسهاي ايميل مورد نظرتان را با كاما از يكديگر جدا كنيد.تفاوت آن با Cc در اين است كه كساني كه اين ايميل ارسالي شما را دريافت مي كنند نمي توانند در بالاي ايميلي كه از شما دريافت كرده اند نام ديگر افرادي را كه اين ايميل برايشان ارسال شده است را ببينند.در كادر جلوي Subject هم مي توانيد عنواني براي ايميلتان در نظر بگيريد.اگر هم اين كادر را خالي بگذاريد، باز هم امكان ارسال ايميلتان وجود دارد و مشكلي پيش نمي آيد.
در ياهو امكاني براي زيباتر شدن نوشته هايمان فراهم شده است.اين امكان را در شكل 10 مشاهده مي كنيد.

قسمتي كه با رنگ مشكي مشخص شده است Show stationery نام داشته كه پس از كليك روي آن همانطور كه در شكل 10 مشخص شده، اين گزينه به Hide stationery تغيير كرده است و در سمت راست صفحه، ستوني باز مي شود كه در آن انتخاب هاي مختلفي را مي توان ديد.بسته به متني كه مي خواهيد ارسال نماييد، يكي از اين قالب هاي مرتبط را انتخاب كنيد تا متن شما مانند شكل، در صفحه اي زيباتر قرار بگيرد.اگر از قرار دادن قالب براي متنتان منصرف شده ايد، گزينه ي None را كليك كنيد تا به وضعيت قبلي برگرديد.
تا اينجا ياد گرفتيم كه يك متن را ارسال كنيم.

ولي هميشه ايميل ما متن نيست و لازم مي شود كه گاهي فايل تصويري، فايل صوتي، فايل ويدئويي و...و يا حتي يك فايل متني كه در محيط هايي مثل word نوشته شده است را ارسال كنيم.براي اين كار بايد فايل مورد نظرمان را به فايل اصلي Attach يا ضميمه كنيم.مراحل مربوط به شكل 6 را براي ارسال ايميل از سر مي گيريم. يعني از منويNew گزينه ي Email Message را انتخاب مي كنيم تا صفحه اي مشابه شكل7 ظاهر شود.گزينه ي Attach را در بالاي مكان آدرس نويسي مشاهده مي كنيد.اين گزينه را انتخاب كنيد تا شكل 11 نمايان شود.

ياهو ابزاري براي اتچ كردن يا ضميمه كردن آسان دارد.چون براي اولين بار است كه مي خواهيد در ايميل آزمايشي كه ساخته ايد فايلي را اتچ كنيد، از شما براي نصب كردن اين امكان سؤال مي كند.ما فعلاً نيازي به اين نصب نداريم.پسNot Now در شكل 11 را كليك كنيد تا به ادامه ي كار كه انتخاب آدرس فايلي كه مي خواستيم آن را ضميمه كرده و ارسال كنيم بپردازيم.
بعد از انتخاب Attach، از ما آدرس را مي پرسد و بعد از انتخاب آدرس كمي زمان مي برد تا فايل ما ضميمه شود.در شكل 12 ملاحظه مي كنيد كه يك فايل Attach شده و در كنار آن نشانه ي گيره ظاهر شده است.در ياهو اين امكان فراهم شده است كه همزمان تا 25 مگابايت داده را ارسال كنيم.نام فايل يا فايل هايي را كه انتخاب كرده ايد در پايين صفحه ليست مي شود و پس از نوشتن نشاني مقصد در كادر To، كليدSend را كليك كنيد و ايميل خود را ارسال نماييد.

پس از ارسال، پيغام Message Sent را خواهيد ديد كه نشان مي دهد پيغام شما ارسال شده است.

گزينه هاي Draft و Sent و Spam
بد نيست همين جا راجع به گزينه ي Draft كه قبلاً از آن نام برديم، صحبت كنيم (شكل 5 سمت چپ شكل را ملاحظه نماييد).اين گزينه كه از ان به عنوان پيش نويس ياد مي شود، در مواقعي كاربرد دارد كه ما ايميلي كه مي خواهيم ارسال كنيم ناتمام باشد.مي توانيم ايميل را تا هر جاي آن كه كار شده در اين قسمت نگه داريم و در فرصت مناسب آن را از قسمت Draft بيرون كشيده و با كليك روي گزينه ي Edit Draft، ايميلمان را ويرايش و سپس ارسال كنيم.ياهو اين امكان را فراهم آورده كه ايميلهاي ما را به طور موقت در Draft نگه دارد تا اگر قطعي برق رخ داد، فايل ما از بين نرفته باشد و در Draft ذخيره شده باشد.حالا كه با ارسال ايميل آشنا شديد، مي توانم گزينه ي Sent واقع در شكل 5 را نيز توضيح دهم.
Sent  به معناي ارسال شده است و در اين قسمت، شما ايميل هايي كه ارسال كرده ايد را خواهيد يافت. بنابراين اگر فراموش كرده ايد كه چه ايميلي را ارسال كرده ايد و يا حتي مي خواهيد از ايميلي كه ارسال كرده ايد فايل اتچ شده اي را دانلود كنيد، اين كار از طريق گزينه ي Sent برايتان ميسر است.

 

ايميل هاي مزاحم يا هرز

گاهي در Inbox خود، ايميل هايي را مي بينيم كه توسط شركت هاي تبليغاتي ارسال مي شود.گاهي اين ايميل ها به تعداد زيادي برايمان ارسال مي شود كه حتماً با گذشت زمان، خسته كننده بودن آنها را بهتر متوجه خواهيد شد. خود ياهو در بيشتر مواقع آنها را تشخيص مي دهد و به قسمت Spam يا هرزنامه انتقال مي دهد. (شكل 5 را مشاهده كنيد)
شما مي توانيد با كليك روي Empty واقع در كنار Spam ايميل هاي موجود در هرزنامه را حذف كنيد.ناگفته نماند كه ياهو نيز گاهي اشتباه مي كند و ايميل هاي افرادي را كه ما مي شناسيم را هم به عنوان ناشناس تشخيص مي دهد و آن را به Spam مي فرستد.پس خوب است كه قبل از خالي كردن هرزنامه، نگاهي به فرستنده هاي ايميل هاي موجود بيندازيم و اگر اسامي آشنايي مي بينيم، آن فايل را بخوانيم و بررسي كنيم. يادآوري مي كنم كه در ميان ايميل ها، گاهي ايميل هايي با Subject يا موضوعي جالب مطرح مي شود كه اگر فرستنده ي آن ناشناس باشد، بهتر است احساس كنجكاوي خود را سركوب كرده و آن را يا نامه را باز نكنيم. چرا كه احتمال ويروسي بودن آن وجود دارد. مورد ديگري كه در مورد Spam  بايد بدانيم اين است كه اگر خود ياهو ايميل هايي را به عنوان اسپم تشخيص ندهد و اين ايميل ها مرتب براي شما ارسال شده و آزارتان مي دهد، خود شما مي توانيد آن ايميل را به Spam ببريد. به اين ترتيب، ياهو ايميل آن فرستنده را از آن به بعد به عنوان Spam مي شناسد. براي اين منظور مانند شكل 13 عمل كنيد.

در كادر مربع كنار ايميل مورد نظر تيك مي زنيم.سپس Spam در بالاي صفحه را كليك مي كنيم.از اين به بعد ايميل هاي ارسال شده از طرف اين فرستنده به هرزنامه منتقل مي شود.

 

ارسال پوشه

تا اينجا چگونگي Attach كردن يك يا چند فايل به ايميل مان را بررسي كرديم.سؤالي كه در اينجا مطرح مي شود اين است كه آيا مي توانيم مجموع فايلهايمان را در يك پوشه قرار دهيم و آن پوشه را ارسال كنيم؟ در جواب بايد گفت كه اين كار به شكل مستقيم امكان پذير نيست.ولي مي توانيم پوشه را با كمك نرم افزارهايي مانند Win RAR يا Win Zipبه صورت يك فايل فشرده در آوريم و سپس آن را ضميمه و ارسال كنيم.براي انجام اين كار روي پوشه ي مورد نظر راست كليك كرده و از منوي ظاهر شده، گزينه ي Folder name rar" Add to"  را انتخاب كنيد(Folder name نام پوشه اي است كه شما انتخاب كرده ايد). اگر اين گزينه در منوي مذكور نبود، گزينه Send To را انتخاب و از منوي ظاهر شده گزينه ي Folder (zipped)Compressed را انتخاب كنيد.آيكون پوشه ي فشرده شده ي انتخابي شما نمايان مي شود.اين فايل همان چيزيست كه مي خواستيد ارسال كنيد.

 

منبع: بانو،شماره- 27

نويسنده: ليلا رحماني

نوع مطلب :

پنج شنبه بیست و پنجم 7 1392 17:15

در این وبلاگ آخرین اخبار مربوط به حوزه فناوری اطلاعات قرار خواهد گرفت.